これさえあれば!のオフィス移転マニュアル

オフィス移転を「はじめて担当される方」向けに
分かりやすく紹介します。

オフィス移転ノウハウ・オフィス用語集・
オフィス移転サンプルスケジュール・関係各庁への届け出一覧

オフィス移転マニュアルを
ダウンロード

PROBLEM

オフィス移転担当者のよくある悩み

オフィス移転は会社にとっても重要な事柄ですが、数年に一度の事が多いため、
社内でオフィス移転のノウハウが蓄積されにくい傾向があります。

何から始めれば良いか
わからない……

社内にノウハウがなく
不安だ

スケジュールの立て方が
わからない

だれに相談したら良いか
わからない

STEP 1

現状分析・要件定義

01

オフィスの課題把握

まずはオフィス移転の目的を
明確にすることが重要です。

オフィス移転によって何を実現するべきなのかを明確にすることが移転成功のカギになります。社員数や坪数だけでなく、リモートワークの有無、出社率、フリーアドレスの導入といった働き方や、現在のオフィスでの課題などを把握しましょう。

オフィスバンクでは、
移転の要件定義に必要な現状分析からサポートします。

提供している項目

定量測定分析 / 定性測定分析 / ヒアリングの実施

02

各種シミュレーション

オフィス移転で思わぬ費用がかかることも。
事前にシミュレーションしてみましょう。

様々な費用がかかるオフィス移転。どんなシミュレーションをする必要があるのか?それは何のために必要なのか?しっかりと事前に理解することが重要です。そうすることで無駄な費用をかけずに移転することが可能です。

オフィスバンクでは、
お客様の状況にカスタマイズした各種シミュレーションをご提供しております。

提供している項目

移転スケジュール / 人員計画シミュレーション / コストシミュレーション / キャッシュフロー表など

03

移転先の希望条件の設定

移転目的や各種シミュレーションの結果を踏まえ、移転先の希望条件を設定しましょう。

移転先の面積や賃料は、今後の人員計画や出社率、キャッシュフローなどを考慮したうえで策定する必要があります。また、エリアや移転時期などもオフィス移転を行う上でも重要なポイントの一つと言えます。

オフィスバンクでは、アンケートやヒアリングの結果に加え、
各種シミュレーションを考慮しながらプロの目線で適正面積・賃料を策定いたします。

提供している項目

適正面積・適正賃料の策定/オフィス市況レポート

よくある質問

最新の市場情報はどのように収集すればよいでしょうか。

賃料や空室率については、不動産会社や、調査会社などで公開しています。必要なエリアの情報を簡単に収集できます。オフィスバンクでも提供しているのでお問い合わせください。

オフィスの課題や、オフィス戦略、新しい働き方についての情報はどのように収集すれば良いでしょうか。

時代や社会情勢に合わせてオフィスの在り方や、情報収集の仕方も変化しています。ウェビナーや他社の最新事例から情報収集するケースも増えています。オフィスバンクもウェビナーを開催しています。

契約満了や更新のタイミングではありませんが、移転を検討しています。移転が必要かどうかどのように判断すればよいでしょうか。

ワークプレイスサーベイなどを利用し、現状のオフィスの利用状況を把握することからスタートしましょう。適正な面積や、最適な使い方などを考察することで、移転の必要性を判断できます。

オフィス移転なら
プロにお任せ!

まずはオフィスバンクに
無料相談してみませんか?

STEP 2

物件選定・内見

01

移転先候補物件の選定

希望条件に優先順位をつけて
物件を探しましょう。

物件を選定する際は、希望条件に優先順位をつけましょう。
賃料、広さ、エリア、交通アクセス、設備など。
その中から譲れない条件を3点ほどに絞り、その条件が叶えられる物件を選定します。

オフィスバンクでは、
物件選定に必要な優先順位付けからサポートいたします。

提供している項目

希望条件設定のサポート / 物件のご提案

02

内見

物件はイメージ通りか?
また周辺環境を調べるためにも
内見は必ず行いましょう。

事前に資料から分かる部分は調べておき、資料だけでは分からなかった部分を確認するようにしましょう。見るべきポイントを事前にチェックリストにまとめていくことをおすすめします。

オフィスバンクでは、
内見の調整に加え、チェックが必要な項目をお客様とともに調査・確認いたします。

提供している項目

内見の調整・同行/チェック項目の調査と確認のサポート

03

物件の比較と決定

賃料だけでなく、
設備や諸条件もしっかり比較しましょう。

物件を決定するうえで、つい賃料に目がいきがちですが初期コストやフリーレント、空調費、ビル設備、交通アクセスなど他の項目を比較検討することで、今まで気が付かなかったポイントが見えてくる場合があります。しっかりと比較した上で物件を決定しましょう。

オフィスバンクでは賃料以外にも諸条件や設備等が比較できる
比較表をカスタマイズしてご提供いたします。

提供している項目

物件比較表の作成 / 設備・諸条件の確認

よくある質問

仲介業者によって選べる物件に違いはありますか?

基本的に大きな違いはありませんが、一部異なる場合もあります。未公開や限定募集など一部の仲介業者しか把握していない情報もございます。オフィスバンクでは未公開情報も多く保有しております。物件リクエストはこちらから。

何棟くらいオフィスの内見をして候補物件を絞れば良いでしょうか?

1棟の内見で決まる場合もあれば、数十棟内見する場合もあります。20棟以上内見をしても候補が絞れない場合は、希望条件の優先順位の見直しをすることをおすすめします。

物件を比較する際、どういった項目で比較検討すればよいでしょうか

物件比較表をご用意しております。立地や物件に関することだけでなく、フリーレントの有無や、契約の種類なども含め、判断できるようにオフィスバンクがサポートいたします。

オフィス移転なら
プロにお任せ!

まずはオフィスバンクに
無料相談してみませんか?

STEP 3

申込・契約

01

申込・条件調整

入居希望条件を明確にし、
優先順位をつけて
交渉するようにしましょう。

賃料や契約開始日など入居したい条件を申込書に記載してビルオーナーに提出します。申込書を出すタイミングで決算書などの審査書類の提出を求められる場合もあるので、事前に必要な書類を確認するようにしましょう。

オフィスバンクでは、オーナーの特性やオフィス市況を踏まえ、
条件交渉で適正価格を引き出し、入居審査をサポートいたします。

提供している項目

入居条件の調整 / 申込書・審査書類の提出 / 入居審査のサポート

02

賃貸借契約書の確認・調整

契約書の内容は必ず確認をし、
ポイントを絞り調整するようにしましょう。

契約書の内容は必ず事前に読み、合意した内容が正しく反映されているか、極端に不利な文言がないかなどを確認するようにしましょう。法務担当や弁護士がいる場合にはチェックをお願いするのも良いでしょう。

オフィスバンクでは、2名以上で賃貸借契約書の文言や条件を確認し、
プロの目線で調整いたします。

提供している項目

賃貸借契約書文言確認 / 契約書内容の調整 / 契約書内容の確定

03

重要事項説明の実施と賃貸借契約の締結

契約に関する疑問点は必ず確認の上
賃貸借契約を締結するようにしましょう。

重要事項説明とは、契約前に文字通りオフィスの契約に関する「重要」な「事項」を「説明」することです。契約に関する疑問点はここで解消するようにしましょう。 その上で賃貸借契約を締結します。

オフィスバンクでは合意した契約書の内容をもとに、
賃貸借契約に必要な重要事項説明書の説明・契約手続きサポートを丁寧に行います。

提供している項目

重要事項説明書の作成・説明 / 各種契約への立会い

よくある質問

申込時の必要書類はどんなものがありますか?

申込書、決算書3期分、会社謄本が必要となることが多いですが、ビルによって異なる場合もあるので必ず事前に確認するようにしましょう。

賃貸借契約書を確認する際のポイントはありますか?

合意した契約内容が過不足なく反映されているか?テナントに極端に不利な内容になっていないか?などを確認します。オフィスバンクでも事前に同様の内容を確認いたします。

重要事項説明と契約は別物ですか?

別物です。重要事項説明は賃貸借契約を締結する前に確認すべき事項を説明することです。そこで契約に関する疑問点、不安点を解消し契約締結の最終判断をします。

オフィス移転なら
プロにお任せ!

まずはオフィスバンクに
無料相談してみませんか?

STEP 4

内装構築・
オフィス運用

01

内装要件決定

ニュアンスで伝えるのは危険!
内装のイメージを
しっかりと言語化しましょう。

内装は会社の理想や理念、働き方を反映させやすいポイントです。しっかりとイメージを空間づくりに反映させましょう。まずは内装のイメージや要望などをしっかりとまとめ要件定義書を作成しましょう。どういった項目を事前に決定すれば失敗無く、スムーズに進めることができるのかよく検討してから進めるようにしましょう。

オフィスバンクでは、内装コンセプト、必要なスペース、
座席数などを取りまとめ内装パートナー選定に必要な要件定義書の作成をサポートいたします。

02

内装パートナーの
コンペティション・決定

デザイン力以外でも様々なポイントを
比較しながら決定しましょう

内装パートナーの選定はオフィス内装を構築する上でも重要なポイントとなります。
デザイン力はもちろんの事、ヒアリング力や費用面、コミュニケーション面も含め比較検討すると良いでしょう。

オフィスバンクでは多数の内装パートナーの中から要件に合う数社を選択し、
コンペティションの実施をサポートいたします。

提供している項目

内装パートナーの選定 / コンペティションの実施・サポート

03

内装構築・オフィス運用

オフィス移転後も
定期的なオフィスの見直しや
情報収集をすることが大切です

オフィス移転は移転が完了して終わりではありません。実際に移転したことで自社の課題が解決できたかが重要です。移転後しっかりと検証するようにしましょう。また、定期的にオフィスに関する情報や働き方についてなどの情報をアップデートすることをおすすめします。

オフィスバンクでは移転後の状況をヒアリングし、定期的に最新オフィス情報、
課題解決サポートなどを提供することで、長期的なパートナーとして支援いたします。

提供している項目

物件情報の提供 / オフィス市況レポートの提供 / 定量測定分析

よくある質問

内装のコンセプトやイメージはいつ頃、どのように検討すればよいでしょうか。

内装コンセプトの最終確定は内装パートナーとともに行いますが、物件の内見時に内装のイメージがあると物件選定の参考になりますので大枠のイメージを持っておくと良いでしょう。オフィスバンクでは内装の要件定義のサポートも行っています。

内装のコンセプトやイメージはいつ頃、どのように検討すればよいでしょうか。

基本的には、物件が確定してから正式に内装会社と契約するケースが多いのですが、どのような内装にしたいのか、予算はどの程度かなど準備は先に進めておきましょう。オフィスバンクでは予算のシミュレーションもサポートいたします。

オフィスの引っ越し前後にやるべきことはありますか?

関係各庁への届出が必要です。また、取引先への移転案内も欠かせません。その他、オフィス移転担当の方にぜひ行っていただきたいのが、移転前後の比較、課題解決ができたかどうかの振り返りです。移転しただけで解決できることは多くなく、継続的な状況把握、改善が必要です。

オフィス移転なら
プロにお任せ!

まずはオフィスバンクに
無料相談してみませんか?

オフィス移転なら
プロにお任せ!

まずはオフィスバンクに
無料相談してみませんか?