リモートワークの勤怠管理やお金の管理。承認印はどうするのか？紙で提出していた申請書類はどうしたら？
出社して仕事をする場合に比べ、リモートワークでは社員ひとりひとりの勤務状態が分かりにくく、通常の管理方法では対応が難しい点もあります。
今回はリモートワークでの就業時間の管理と経費の管理のポイントをご紹介します。
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労働時間・終了などの管理はどうすれば良い？
リモートワークでは出社をせずに自分の時間で仕事ができる分、時間にルーズになりがちです。通常とは異なる環境で就業するため、労働時間の開始・休憩・終了には職種ごとにルールを決めることが大事になってきます。また、時間だけでなく、在席しているのか、どんな作業をしているのかタスク管理も必要になる職種もあります。
こうした問題を解決するため、まずは下記のことを確認するとよいでしょう。
－就業時間確認
－在席確認
就業時間確認
リモートワークでは出社した記録を残せるわけではないため、いつからいつまで働いたのかが分かりにくいという難点があります。
こうした問題に対し、以下のような方法で始業・就業時間の管理をするとよいでしょう。
－チャットやLINEなどメッセンジャーでの管理
－Eメールでの管理
－電話による報告での管理
－勤怠ツールやシステムによる管理
自宅で仕事をしていると、ところどころで子供の送迎や食事の準備や家事などで席を外すこともあります。リモートワークはオフィスとは違いプライベートとの境界線があいまいになりがちです。
オフィスのように人の目で在席を確認することができない分、きちんと仕事をしていないのではないかという疑惑や、勤務者にとっても「サボっていると思われているのではないか？」という不安につながります。
このため、リモートワークを行う際には在籍管理を実施するとよいでしょう。
また、在籍確認を実施する際には以下のようなルールを設けることをおすすめします。
－在席中は常に電話連絡がとれるようにする
－パソコンの画面を閲覧できるように設定する
ポイントは、見えないからと言ってあまりガチガチにルールを決めないことです。時間管理は勤怠管理上必要ですが、トイレに行く時もあれば、お昼は家にいるので、準備や片付けの時間も発生します。勤怠管理よりも、業務管理や進捗管理に力を入れることでリモートワークの良い部分が引き出しやすくなります。
また雑談はできるだけするように心がけましょう。ずっと家にこもっている、または一人ぐらいの場合は話し相手がいないため、ストレスが通常よりも溜まりやすい状態です。
もし可能なら、朝礼終礼時に仕事意外の話題で盛り上がれるといいですね。
経費などはどうしたら良い？社内制度の見直し
社内規定にリモートワークが想定されていない会社も多いのではないでしょうか？
そのため、リモートワーク実施にあたり、経費の管理方法や就業規則などの社内制度を見直す必要があります。
リモートワークにかかる経費はどこまで？
オフィスで仕事をしているときは全て会社負担だった通信費や水道光熱費はリモートワークの場合はどうすればいいのでしょうか？
仕事をする場合にかかる費用は原則的には会社が負担する必要がありますが、在宅での仕事では仕事とプライベートの費用の区分も難しいものです。
リモートワークにかかる費用の例として次のようなものがあります。
通信機器・通信回線費用
仕事で使う電子機器は会社からの支給や、個人で職種に合わせて購入し経費精算するという形が一般的です。
通信工事費や通信回線費用については、すべてを負担する会社もありますが、プライベートなものとの区別が難しいため、別途手当として負担する会社もあります。
消耗品や通信費用
文房具などの消耗品や、書類などを送付する宅急便などの通信費用については、個人での負担を都度経費精算する会社が多いようです。
経費精算の回数が増えるため、処理が混乱しないように、清算の時期や方法、使用する業者などのルールを決めておくようにするとスムーズに管理できます。
水道光熱費
在宅勤務での水道光熱費はプライベートのものと区別することがほぼできないため、経費としての処理は難しいといえます。
そのため、在宅手当などでカバーする会社が多いようです。
経費として計上できるのか、個人の負担になってしまうのかはトラブルのもとになる問題です。どの程度負担するか、どのように負担するかについては会社によってそれぞれです。各部署、グループによって購入が必要なものが多岐にわたる場合もあります。まずは１つ１つ丁寧に話し合いながら準備し、ルールには少し柔軟性をもたせたほうがスムーズに進むでしょう。後々トラブルになってしまうことのないよう、リモートワーク実施と同時に社員に周知しておくことが大切です。
また、事前にルールを定めることが大事ですが、新しい勤務体制ではその都度問題となることも多いでしょう。
そうしたことに備え、都度、しっかりと話し合い各所の納得を得ながらルール化できる体制を作ることも大切です。
就業規則はどうすればいい？
リモートワークを始めるにあたっては新しく就業規則を整える必要があります。
就業規則があいまいなままリモートワークを始めてしまうと、トラブルのもととなり会社としても、社員としても働きにくくなってしまうものです。
リモートワークを始める際に就業規則に定める必要があること
リモートワークを始める際に就業規則に定める必要があることとして、以下のようなものがあります。
－リモートワークを命ずることに関する規則
－リモートワーク用に通常勤務とは別の勤務時間を設定する場合は、勤務時間の規則
－通信費・通信回線費などの経費負担の規則
－交通費の支給に変更がある場合は交通費負担についての規則
今回の新型コロナウイルスのため急遽リモートワークが必要になった場合は後手にはなってしまいますが、しっかりと取り決めることで働き方改革にもつながっていきます。
就業規則を変更した後にすべきこと
また、就業規則を変更した後には以下のことを実施しましょう。
－従業員代表者の意見書を添えて労働基準監督署に届け出をする
－変更した就業規則を従業員全員に告知する
就業規則についても、リモートワーク実施前にできる限りのことを想定し、ルールを作って周知すると当時に、実際にリモートワークに移行した後は、問題が発生するごとに話し合いを行い、都度ルール化できる体制を整えることが大切です。
こうした工夫を積み重ねることで、快適な制度を設計でき、社員が心地よく働け、成果を出せる環境に整えることができるでしょう。
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まとめ
リモートワークをする際の就業時間の管理や経費管理についてご紹介しました。
急なリモートワークを取り入れるとさまざまな問題が出てくるものです。都度対応をしつつ、リモートワークが長期化しても大丈夫なように抜本的解決を目指しましょう。
本記事の内容を参考に、社内制度や就業規則についてしっかりルール化しておくとともに、リモートワーク後に問題が発生した場合は、都度ルールを見直す体制をつくっておくようにしましょう。
このようにして就業規則を成熟させていくことで、社員が働きやすい職場を作っていくことができます。
