オフィス移転で内装デザインを一新!
業務効率・従業員満足度最大化のコツ

ベンチャー企業やIT企業を中心に増えている「おしゃれ」なオフィス。

オフィスのデザインに意味や目的を持ち計画することにより、単にオフィスの印象が先進的になるだけでなく、従業員の満足度、生産性が向上することや、コミュニケーションの活性化、IT化などといった様々な効果を期待できます。

今回はオフィスのデザインを一新する最大のチャンスであるオフィス移転に伴う、オフィスデザインの変更について、期待できる効果や具体的なデザイン案、デザインの費用相場、理想のオフィスづくりにあたって抑えるべきポイントなどを網羅しています。

オフィス移転に伴って新たなオフィスデザインを検討している担当者様にお役に立てる情報を多く含んでいるためぜひご一読ください。

また、下記記事ではオフィス移転の流れや用語、ポイント、注意点などを基礎から分かりやすく解説しているので、オフィス移転が初めてでよく分からないというご担当者様は参考にされてください。
初心者必見!オフィス移転の流れやポイントを基礎から解説!

オフィス移転で内装デザインをこだわる効果

オフィスのデザインにこだわりをもって設計することによりオフィスとしての機能性の向上、従業員や来客からの満足度向上など様々な効果が期待できます。

社内コミュニケーションの活性化

現在はリモートワークの浸透や通信技術の発達により非対面でもコミュニケーションが取りやすい環境が整っていますが、逆に対面でのコミュニケーションの大切さも実感されています。

オフィス内でも気軽に交流しやすい環境を整え、コミュニケーションを活性化させることは様々な効果をもたらします。

普段、仕事で関わることが多い関係者同士でも休憩スペースなどでコーヒーや時にはアルコールを片手にカジュアルな会話を重ねることで親交を深め業務が円滑になる可能性もあります。

また、業務上あまり関わらない部署同士でも自然とコミュニケーションが取りやすい場ができると社員間の交流が促進され、会社全体の空気が良くなることが期待できるだけでなく、時には思わぬアイディアが生まれイノベーションが期待できるかもしれません。

オフィスのIT化による生産性向上

AI(人工知能)スピーカーによる音声検索の標準化、顔認証による社内のセキュリティエリアへの往来など、一昔前であれば近未来映画のワンシーンだったような光景は、いまや現実のものとなっています。

高度なセキュリティ機能を備えたWi-FiなどをはじめとしたIT技術をオフィスの機能の中に取り入れることにより業務効率を向上させたり、社員がセキュリティチェックなどに時間を取られることなくこれまで同等のセキュリティ性を維持したりと、業務の効率化ができる場面は多くあります。

また、センサー等で温度や人の有無を検知し、不要なエリアの空調や証明を自動で調節する機能を備えることによりオフィスの電気代が削減できるだけでなくSDGsの観点からも評価されやすくなります。

オフィス移転は新しいオフィスにおいて要所でのIT化をはかり、オフィスの利便性を上げたり、ランニングコストを効率的に下げる絶好の機会でもあります。

動線見直しによる業務効率向上

既存のオフィスの中で、オフィスのレイアウトなどを原因として業務効率が下がってしまっている場合、オフィス移転はその部分を是正する機会でもあります。

例えば本来綿密に連携しなければならない部署同士が直接コミュニケーションを取りにくい配置になっていたり、コピー機の利用が必然的に多い社員がコピー機から席が遠く往復に多くの時間を割いていたり、といったことが挙げられます。

全体最適を考える上で個々の社員の要望を完全に実現することは現実的ではないかもしれませんが、現在のオフィスで明らかに課題となっている部分について新オフィスで解消することにより、業務効率の向上や従業員のオフィスへの不満の解消にも繋がります。

従業員満足度の向上

現代のオフィスワーカーは給与やキャリアだけでなく、労働環境や働きやすさを重視して会社選びをする傾向が高まっています。

見栄えの良いお洒落なオフィス、快適でストレスのなく業務に取り組めるワークスペース、気分転換ができ他の社員とのコミュニケーションが取りやすい休憩スペースといった居心地の良いオフィス環境を提供することは従業員満足度に直結し、企業への定着率の向上、更には企業文化の形成も見込めます。

オフィスの風景や、そこで生き生きと働いている社員、和気あいあいと談笑している社員の様子をホームページを通して社外に発信していくことで、求職者からの印象向上を狙うこともできるかもしれません。

来訪者からの自社の印象アップ

オフィスを居心地の良い空間にすることで最も恩恵を受けられるのは常駐している従業員ですが、副次的に期待できるのがオフィスを時折訪れる取引先や来訪者からの印象向上。
オフィスの印象も企業そのものの印象づけに大きく影響するため、対外的なブランディングやイメージ戦略としての効果も同時に期待できます。

オフィス移転の内装デザインにおすすめのオフィススペース4選

現在オフィスデザインに取り入れられているトレンドのオフィススペースについて、4つ例を挙げて紹介します。

どのようなスペースが自社にとって望ましいかは企業や業種によっても異なるため、自社のオフィスデザインを考える参考にしてみてください。

カフェ・バースペース

一般的に「社員食堂(社食)」は従業員が外出することなく安価に昼食をとれることを目的に設置されています。近年外資系企業、ベンチャー企業を中心に取り入れられているカフェ・バースペースは単なる食事の提供にとどまらず、小休止・リフレッシュやカジュアルな打ち合わせ・コミュニケーションの場、さらにはデスクを離れて気分転換しながら仕事をしたいような需要にも活用できます。

モーニングやランチなどの食事メニューを充実させるだけでなく、小休止のコーヒーのお供になるような軽食メニューを用意したり、就業時間後にアルコール類を提供するなど、時間帯ごとのニーズに併せて柔軟に活用することによって社員の憩いの場としての存在意義がさらに高まり、従業員満足度の向上に貢献します。

フリースペース

フリースペースはあえてスペースの利用用途を定めず、多岐にわたって柔軟に活用できるように設置されている空間です。動かしやすいデスクや椅子を設置することでレイアウトの変更が容易だと、活用の幅がさらに広がります。

例えば、複数の部署の社員が集まって行うカジュアルなミーティングや、新たな商品や技術などの社内勉強会の開催など。

もしくは社外から人を招いてイベントを開催したり、場合によっては新商品やサービスを世間に発信していくための記者会見などにも活用できます。

外部に解放する場合、フリースペースが会社の「顔」としての機能をもつので、自社をどうブランディングしたいのかを明確にし、それを体現するデザインにすると効果的です。

従来の会議室と比べて活用の幅が広いため広いためデッドスペースになりにくく、空間の有効活用でもあります。

マグネットスペース

マグネットスペースとは、磁石に吸い寄せられるように人が集まってくるスペース。近年のオフィスデザインを考える上で、意識的にこのマグネットスペースを取り入れるようなコンセプトも増えてきています。

例えば、近くに飲み物やお菓子の自動販売機を設置し、休憩用の椅子を置いたようなスペースなどがイメージしやすいでしょうか?

自然と人が集まり、部署やチームの枠を超えて社内のコミュニケーションが取れる場所として、社内活性化に大きな影響を与えます。先述のカフェスペースもマグネットスペースとして機能を持たせることができるかもしれません。

マグネットスペースという概念自体は比較的新しいものですが、発想の原点となっているのは従来型のオフィス内で女性社員の井戸端会議の場所となっていた給湯室やコピー機周辺のような空間。こういった交流しやすい空間を意図的に設けることで社内のコミュニケーションの活性化が期待できます。

ブーススペース

気軽にコミュニケーションを取りやすい環境は業務の円滑化や社内交流の促進に大きな効果をもたらしますが、タスクの締め切りが迫っている時や集中したい時などはむしろ外部との接触を極力控えて黙々と作業したいニーズも存在します。

そういった時に活用できるのがブーススペース。ブースで周りと仕切ることで作業に集中することができます。ブーススペースで仕事をしていることは「今は忙しい」「集中したい仕事に取り組んでいる」という周りに対するサインにもなります。

気軽に周囲とコミュニケーションを取れるワークスペース、1人で集中して作業に取り組めるワークスペース。状況に応じて使い分けることで仕事にもメリハリが出せます。

オフィス移転に伴う内装デザイン・施工にかかる費用相場

オフィス移転に伴い新しいオフィスをデザインし、施工するためには大きく4つの費用が発生します。

1.デザイン費
2.内装工事費
3.設備工事費用
4.什器購入費

デザイン費

オフィスのデザイン費用はオフィスレイアウトのコンセプトを設定し、実際にそれをデザインに落とし込む費用です。

オフィスの広さ、レイアウトの複雑さなどにもよりますが、30万円~50万円程度の費用が発生します。

設備工事費用

設備工事費用は電気や水道、空調、配線などのオフィスの機能的な部分の工事費用です。一般的な相場としては1坪あたり20万円~30万円程度ですが、オフィスのデザイン性を重視するために配線をや機器を目立ちにくくするような施工を加える場合は高額になる傾向があります。

什器の購入費用

オフィスに設置するデスク・椅子・インテリア・その他備品といった什器の購入費用です。什器の購入費用は社員1人あたり10万円が目安ですが、凝ったデザインを実現するにあたってこだわりの什器を購入する場合は高額になりがちです。サブスクリプションや、レンタル、リースなどを活用することで初期費用を抑えることも可能です。

オフィス移転で理想の内装デザインを実現させる手順

オフィス移転にあたり、後悔なく理想のオフィスレイアウトをデザインし、実際に施工して実現するまでの手順は以下の通りです。

1.物件を探す
2.オフィスのレイアウト・デザインを確定させる
3.什器の購入・内装工事

デザイン費用を抑えつつ、デザイン案を妥協なく吟味する手法についても解説していますので、参考にしてみてください。

物件を探す

移転先候補となる物件を探します。細かい内装のデザインは物件を選定し、オーナーから入居の内諾を得てから行うのが一般的ですが、新オフィスの要件定義の中で移転後のオフィスで実現したいことが具体的であれば物件の絞り込みもスムーズです。

要件定義から物件の提案までワンストップで支援できるような業者に相談するのも手間を軽減しながら理想のオフィス移転を実現させる近道になりえます。

オフィスのレイアウト・デザインを確定させる

物件を選定したら、実際のその物件をどのようにレイアウト・デザインして新オフィスとして活用するか、デザインを確定させます。

デザインを外注する場合、予め予算を伝えておくとその予算内に収まるような提案を得られるためスムーズです。

内装コンペで効率的にデザイン選択を

オフィスをどう活用したいか、新オフィスのコンセプトが決まっていても、実際にそれをデザインに落とし込んだ時

「イメージと違う」

といった感想を抱かれることもあるかもしれません。オフィスのコンセプトは言語化できても、それを視覚的なデザインに落とし込む上で個々のイメージの差異はどうしても現れてしまいます。

解決策の一つがオフィスデザインをコンペ形式で複数の事業者から募ること。集まったオフィスのデザイン案の中からイメージと近いもの、もしくは最も気に入ったものなど一つだけを採用し、採用した応募に対してデザイン費用を支払います。

コンペ形式にすることで複数の選択肢を同時に吟味することができるため、予算や手間を抑えながら最良の選択肢を決定することが可能。

当社が実施しているサービスの中にも「オフィス内装コンペ」があり、実績あるいくつかの提案の中から気に入った一つのオフィスデザインを選ぶことができます。

什器の購入・内装工事

新オフィスのレイアウトやデザインが決まったら実際に内装工事に取り掛かり、思い描いた新オフィスを形にしていきます。

内装工事は通常1〜2か月程度で完了しますが、こだわり抜いたデザインを細部まで反映するためには通常よりも期間を要する可能性もあります。

旧オフィスから社員が引っ越し、新オフィスでの業務開始がスムーズに行われるよう、しっかりとスケジュールを把握してプロジェクトを進めていきましょう。

内装デザインを意識したオフィス移転の事例紹介

ワンルームでも気分を切り替えられるゾーニング | 株式会社カオナビ様

弊社がご協力させていただいた株式会社カオナビ様のオフィス移転では、「執務エリア」「カウンター席エリア」「BOXエリア」「リフレッシュエリア」といったように複数のエリアに分かれた内装デザインにすることで、ワンルームでも気分を切り替えられるゾーニングを実現しています。

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西日本での認知拡大を目指したオフィス移転。社会変化にも対応できる柔軟なオフィスづくりとは

コミュニケーションが促進できる空間を実現するデザイン | 株式会社Legaseed様

コロナ禍でリモートワークの活用が進むなか、「オフィスのグレードを落としても良いのではないか」という議論があったという株式会社Legaseed様のオフィス移転では、オフィスの雰囲気に共感や興味を抱いてもらえる内装デザインにこだわったそうです。

また、社内の雰囲気を目に見える形で表現することで、コミュニケーションが促進できる空間を実現しています。

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コロナ禍に大胆なオフィス移転。コンセプトや内装にこだわり抜いたオフィスで、Legaseedが目指す未来

内装デザインにこだわるなら「オフィス移転コンサルティング」にお任せ!

オフィス移転に伴う新オフィスの内装レイアウト・デザインに関して重要なポイントを網羅してまとめました。

近年は一昔前のオフィスイメージとは異なるお洒落なオフィスも増えてきていますが、オフィスのデザインの一新は従業員の満足度、労働意欲に影響を与えるだけでなく業務効率の向上にも寄与します。

オフィス移転はオフィスのデザインを一新し、業務効率化や従業員の満足度向上を図る大きなチャンス。予算、工数の面から大きなコストがかかるため、それほど頻繁に実施されるものではないため、一度の移転の機会で可能な限りの効果を目指すことが求められます。

そのためには既存のオフィスの課題の洗い出しから、新オフィスに求める要件の定義、適切な物件の選定契約から、物件を最大限活用し要件を実現するためのオフィスのデザイン等、綿密に行う必要がありますが、これを全て自社のリソースで賄うのは簡単ではありません。

そこで活用できるのが「オフィス移転コンサルティング」。オフィス移転プロジェクトの根幹となる要件定義から、最適な物件の契約の仲介、さらには理想のオフィスデザインを実現させるための内装コンペなど、理想のオフィスづくりに必要な様々なサポートをワンストップで提供します。

もちろん、デザイン面だけでなく、プロジェクトをやり遂げるにあたって求められる様々なタスクについても適宜サポートを行うため、オフィス移転のプロジェクトを負担を減らしながら最大の効果を出せるようご支援します。

当社ではオフィスの課題洗い出しからオフィス移転後のアフターフォローまで、トータルでサポートいたしますのでお気軽にお問合せ下さい。

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