オフィス移転の物件が決まったら、主要な取引先や顧客などには、あらかじめ移転することを知らせておかなくてはなりません。
今回は、オフィス移転のお知らせを出すタイミングや相手、挨拶状やメールですぐに使える例文も含めてご紹介します。
また、下記記事ではオフィス移転の流れや用語、ポイント、注意点などを基礎から分かりやすく解説しているので、オフィス移転が初めてでよく分からないというご担当者様は参考にされてください。
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オフィス移転のお知らせを送るタイミングはいつ？
オフィス移転のお知らせを送るタイミングは、オフィスの移転が完了する約1ヶ月〜2週間前です。
郵送で送る場合は、事務所移転の1ヶ月から準備を始め、遅くとも移転の10日前までに「相手の手元に」届くようにしておきましょう。格式をそれほど気にしない取引先や担当者へお知らせする場合には、メールやFAXでお知らせするケースも増加しています。下に例文を記載しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
オフィス移転を知らせる方法
基本的には、普段お世話になっている取引先やお客様に送ります。
送り忘れがないよう、あらかじめリストを作成しておくのがおすすめです。
挨拶状
親しい取引先やお客様には、郵送で個別に案内をお送りするのが一般的です。
特に、形式を重んじる取引先には挨拶状がベスト。間違ってメールで送らないように、注意しましょう。
メール
近年では、格式をそれほど気にしない取引先には、メールでの案内も主流になってきています。
ただし、メールの場合はたくさんのやり取りがあると埋もれてしまうこともあるので、送った後に電話で一言、挨拶をしておくとより安心です。
また、メールの署名欄等に、「○日より新住所での営業となります」という旨を添え、郵便物や電話、訪問などで混乱が起こらないようにします。
新オフィスでの業務開始日は過ぎているのに、「請求書等の重要な書類が届かない！」といったことが発生しないように、早めの準備を心がけましょう。
Webページでのプレスリリース
Webページでのプレスリリースは、現在直接の付き合いがあるわけではないが、
自社に興味を持ってくれている採用候補者や未来の取引先に向けて書くものです。
この場合、プレスリリースを見て連絡を取ってくれるので、ホームページにも移転することを記載しておきましょう。
オフィス移転のお知らせに記載する内容・例文
オフィス移転のお知らせには、主に以下のようなことを記載しましょう。
－ 時候の挨拶
－ 日頃のご愛顧、ご贔屓のお礼と移転の事実
－ 今後の抱負や変わらぬお付き合いのお願い
－ 移転に関する情報（新住所・電話番号・新住所での営業開始日など）
他にも、アクセス情報や各種連絡先・担当者名なども書いてあるとより親切です。
それでは、実際にオフィス移転のお知らせのサンプルをご紹介します。
挨拶状
まずは、郵送（書面やはがき）でのテンプレートです。
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移転のご案内
拝啓
早春の候（送る季節に合った挨拶）、貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、心から感謝しております。
さて、このたび弊社は令和○年○月○日より、下記へ移転する運びとなりましたのでご案内申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
略儀ながら、書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
令和○年○月 吉日
株式会社 ○○
代表取締役 ○○
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
―――――――
メール
次に、メールでのテンプレートをご紹介します。
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件名：【オフィス移転のご案内】株式会社○○
本文：
○○（担当者名）様
いつもお世話になっております。
株式会社○○の△△でございます。
表題の件にてご連絡差し上げました。
このたび、弊社は○月○日をもって下記住所へ移転する運びとなりました。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
新オフィスは○○駅から徒歩○分の場所にございますので、
お近くにお越しの際は、ぜひお気軽にお立ち寄りください。
移転を機に、さらに皆様のご期待に添えますよう、
一同一層の努力を重ねてまいる所存です。
略式ながら、メールにてご挨拶とさせていただきます。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
担当：◯◯ ◯◯
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Webページでのプレスリリース
最後に、Webページでのプレスリリースのテンプレートをご紹介します。
―――――――
株式会社◯◯ 東京オフィス移転のお知らせ
株式会社○○（代表取締役：○○、以下「△△」）は業務拡大のため、2021年○月○日（○）より、○○にオフィスを移転いたしました。
お近くにお越しの際は、ぜひお立ち寄りくださいませ。
新住所 〒○○○-○○○○
○○県◯◯◯市◯◯◯◯ ◯-◯-◯ ◯◯◯ビル ◯階
電話 ○○-○○○-○○○○
FAX ○○-○○○-○○○○
メールアドレス ○○○@○○.○○
■新オフィスについて
・開放感のある大きな窓が～～～～～～～
・～～～～～リフレッシュスペースを設置しました。
―――――――
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オフィス移転のお知らせは、移転の約1ヶ月〜2週間前を目安に。
基本的には取引先や顧客などに郵送で送りますが、近年ではメールも主流になってきています。リストを作成し、送り忘れのないようにしましょう。
移転のお知らせだけでなく、移転に伴う必要なことはとても多いので、チェック表にまとめて、スケジュール管理しておくようにしましょう。
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