オフィス移転の際、電話番号が変わってしまうケースと変わらないケースがあります。できるなら電話番号は変えたくないものですが、変わってしまうケースの方が多いですよね。そこで、電話番号が変わってしまうかどうかの基準やそれを調べる方法をまとめました。また、電話番号を変えない方法や、変更する場合の通知時期、方法も記載しましたので、ぜひ参考にしてください。
また、下記記事ではオフィス移転の流れや用語、ポイント、注意点などを基礎から分かりやすく解説しているので、オフィス移転が初めてでよく分からないというご担当者様は参考にされてください。
初心者必見！オフィス移転の流れやポイントを基礎から解説！
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オフィスの固定電話とは？
固定電話の回線には、アナログ・デジタル・IP電話の3種類があり、アナログ回線とデジタル回線はいずれもNTTが管轄していますので、NTTの管轄が変わると電話番号も変わります。
しかし、IP電話のうち050から始まる電話番号の場合、そもそも市外局番が関係ないので電話番号は変わりません。プロバイダを変更しない限り、国内のどこへ引っ越しても同じ番号を使えます。
オフィス移転で電話番号は変わる？変わらない？
では、アナログ回線やデジタル回線で、電話番号が変わるケースと、変わらないケース、調べ方について見ていきましょう。
電話番号が変わるケース
電話番号は、NTTの収容局をまたぐと変わります。基本的には市区町村をまたいで引っ越しをする場合に電話番号が変わることが多いのですが、同一市区町村の引っ越しや、移転の場所が近くても収容局が変わることもありますので、NTTに問い合わせて事前に調べるようにしましょう。
電話番号が変わらないケース
NTTの電話局が同じ場合、電話番号は変わりません。基本的には同じ市区町村の中で引っ越しをする場合、電話番号が変わらないことが多いですが、同じ区の中でも電話局が違うこともありますし、市や区をまたいでも同じ電話局が管理していることがあります。
電話番号をどうしても変えたくないときは？
電話番号を変えたくないけれど、050から始まる番号にもしたくないという場合もあるでしょう。そんなときは、クラウドPBXなどのサービスを利用すれば、03や06などの主要都市の市外局番を引き継げる場合があります。
ただし、03や06などの市外局番が変わる場合は引き継げません。つまり、東京から大阪に引っ越しをする場合に、03の番号を引き継いで大阪に移転することはできませんので、注意しましょう。
また、これらのサービスはクラウドビジネスフォンの会社の独自のサービスですから、NTTに問い合わせても対応してもらえません。必ずクラウドビジネスフォンの会社に直接問い合わせましょう。
クラウドPBXは支店間やスマホにインストールしたアプリでの通話が内線扱いとなり、通話料無料にできるなどのメリットもありますので、フリーアドレス制のオフィスにも最適です。
電話番号が変わるかどうかの調べ方
移転先で電話番号が変わるかどうかは、NTTに電話して「現在のオフィスの住所」「移転先のオフィスの住所」の両方を伝えれば、調べてもらうことができます。ドコモはもちろん、ソフトバンクやKDDIの光電話などのIP電話の場合も、基本的にはNTTの固定電話と同じようにNTTが管轄していますので、自社のIP電話がクラウドPBXなのかどうかはIP電話の業者に確認しておきましょう。
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オフィス移転で変更した電話番号はどう通知する？
オフィス移転で変更した電話番号を通知する方法として、旧電話番号にかけたとき、アナウンスを流せるサービスがあります。NTTに移転の申込みをするとき、同時にインターネットから申し込めますので、「申し込み内容確認」の「コメント・お問い合わせ」フォームに「電話番号変更のアナウンスを流したい」という旨を記入して送信しましょう。
アナウンスは、以下の4つのバージョンから選べます。
1．前の電話番号も新しい電話番号も伝えない
「あなたがおかけになった電話番号は、現在使われておりません。電話番号をお確かめになって、もう一度おかけ直しください」
2．前の電話番号も新電話番号も伝える
「あなたのおかけになった（旧番号）は、移転のため電話番号が変わりました。新しい番号は、（新番号）です。」
3．前の電話番号と、とりあえずの連絡先番号を伝える
「あなたのおかけになった（旧番号）は、移転のため電話を取り外してあります。連絡先の番号は、（連絡先番号）です。」
4．前の電話番号だけを確認で伝え、新しい電話番号は伝えない
「あなたのおかけになった（旧番号）は、移転のため電話を取り外してあります」
取引先や顧客へはいつ通知する？
オフィス移転で電話番号を変更した場合、取引先や顧客へいつ伝えれば良いのでしょうか？だいたいの時期を目安として見ていきましょう。
ー 移転決定・物件決定：すぐNTTに連絡する
（IP電話やクラウドPBXに変更する場合は、それらの業者にも連絡します）
ー 移転1ヶ月前：案内状やパンフレットを作成し始める
（このとき、新規電話番号も記載します）
※案内状やパンフレットなどは、2週間前ごろまでに取引先や顧客の手元に届くように発送しておくと親切です。
案内状を作成するときには「つきましては、電話番号・ＦＡＸ番号にも変更がございますので、お忙しい中恐縮ですが合わせてご確認いただけると幸いです。」などの一言を加えておくとよりわかりやすいでしょう。また、ホームページのプレスリリースにも忘れずに記載し、とくに回線の切り替えで電話がつながらない、取れない時間帯があるという場合は、それも記載しておきます。
参考：クラウドPBXの基礎知識についてはこちらをご覧ください
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電話番号が変わるかどうかは、NTT電話局の管轄で決まります。同一区内でも変わるケースがあるので、必ず確認しましょう。
どうしても電話番号を変えたくない場合、クラウドPBXの利用も考慮してみてはいかがでしょうか。
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