フリーアドレス制のオフィスで、郵便物はどう管理・処理する?

クラウドサービスや携帯電話・ノートパソコンなどの発達、新型コロナの影響もあり、さまざまなオフィスでフリーアドレス制が取り入れられています。その反面、郵便物や宅配物が届いたとき、個人のデスクに置くということができなくなります。郵便物の中には個人情報や重要書類も含まれますから、渡し間違いや渡し漏れは防ぎたいものです。そこで、フリーアドレス制のオフィスでも間違いなく郵便物を届けられるような工夫についてまとめました。

フリーアドレス制のオフィスで郵便物を間違いなく届けるには?

フリーアドレス制を導入すると、個人用のデスクという固定の場所がなくなります。すると、届いた郵便物を本人がいる・いないに関わらずデスクに置いておく、という処理ができなくなり、郵便物が確実に本人の手元に届かないリスクも出てくるでしょう。そこで、「渡し漏れ・間違い」の起こるリスクをできるだけ少なくしなくてはいけません。

事業部ごとに郵便BOXを設置する

郵便物を事業部ごとにまとめ、そこから各自、自分の郵便物を持っていくという方法です。事業部ごとにボックスファイルや書類トレーなどの郵便BOXを設置しておき、総務に届いた郵便物は事業部ごとにこうしたBOXに仕分けてもらい、事業部に出勤したタイミングで各自その郵便BOXをチェックしてもらいます。

この方法だと、間違って持っていってしまうなど、セキュリティの面で若干の不安が残りますが、仕分けする人の手間や負担が減るため、総務に人手がなくて忙しいなどの場合はとくにおすすめの方法です。

個人用のロッカーに郵便BOXを設置する

事業部でまとめるのではなく、マグネット式のポケットBOXを個人用のロッカーに設置し、それを郵便BOXとして使う方法です。ロッカーの大きさにもよりますが、マグネットBOXとしては以下のようなものがあります。

ソニック リサイクルボックス
セキセイ マグネットポケット
ソニック マグネットポケット
コクヨ マグネットポケット

この方法なら、個人のロッカーに直接配達するため、間違えて持っていってしまうなどのリスクは減りますが、総務など窓口担当が仕分けするための作業は増えるため、社員が少ない企業や、総務の業務が比較的落ち着いている企業におすすめです。

メールルームを設置する

届いた郵便物を処理するための部署として、メールルームを設置するのも1つの方法です。

メールルームとは

会社に届いた郵便物や宅配便などを受け取り、仕分けして社内各所へ配達したり、外部へ発送したりという郵便・宅配便関連の業務を一括して管理する部署のことです。一般的には総務などが兼任することが多いですが、郵便物が多い会社や、総務が他の業務で忙しい会社、あるいは会社規模が大きい場合などに、総務とは別にメールルームが設けられていることもあります。

メールルームの業務は、主に以下の3つです。

発送する郵便物などの集荷・持ち込み・引き渡し
到着した郵便物の受け取り・仕分け
郵便料金計器や切手・封筒などの管理

フリーアドレス制のオフィスでメールルームを設ける場合、メールルームの場所を固定しておき、そこに各自郵便物を取りに行ってもらう方法と、フリーアドレス制とは言っても社内のどこかにはいるという場合、直接届ける方法が考えられます。

メールルームをアウトソーシングすることも

メールルームは社内で設置するだけでなく、外部にアウトソーシングするという方法もあります。

アウトソーシングのメリット

メールルームをアウトソーシングすることで、以下のようなメリットが生まれます。

メールルームの業務はどうしても手間や時間を割かれるため、総務などの部署から独立させればそれぞれの業務に集中できる
豊富な知識や経験を持ったプロに依頼することで、業務の安定化と効率化を図れる
遅配や集配ミスが起こりにくくなるため、人的・時間的コストや経費の削減につながる
個人情報や重要書類も厳重に管理されるため、企業としてより安全・健全な運用体制を構築できる

アウトソーシング先の選定ポイント4つ

アウトソーシング先を選定するときは、以下の4つのポイントに気をつけましょう。

1.重要視する業務は提供されるか
・メールルームの業務効率化が適切に行われるか
・マニュアルの作成や、バックアップの体制が整備されているか
・スタッフの人的スキルや勤怠に影響されることのない、安定したサービスが受けられるか

2.プラスアルファで頼みたい業務内容のサービスがあるか
・メールルームとしての業務がない時間帯に、庶務サービスなどを行ってもらえるか

3.セキュリティ面は担保されるか
・個人情報や企業秘密などを厳重に管理してもらえるか
・プライバシーマークなどを取得しているか

4.ホスピタリティはどうか
・一緒に働く社員にとって、気持ちよく仕事ができる相手かどうか
・会社の書類を預けるにあたり、信用できる会社かどうか

メールルームのアウトソーシングにかかる費用

メールルームのアウトソーシング費用は、業務の内容や量、企業の規模によってさまざまです。そのため、上記ポイントに沿って選んだいくつかのアウトソーシングサービス会社に相談し、見積もりサービスなどを利用して検討してみましょう。

とにかく費用を安く抑えたいという場合、バイク便が業務の延長として行っているサービスだと比較的コストを削減できるようです。しかし、バイク便はメールルームの専門会社ではないため、品質に差があることや業務改善効率などの部分にそれほど強くないことに注意しましょう。

まとめ

フリーアドレス制のオフィスに届く郵便物は、事業部ごとに郵便BOXを作るか、個人ロッカーに郵便BOXを作るのがおすすめです。メールルームを別に設ける方法もありますので、会社の規模によって考慮しましょう。

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