フリーアドレスを導入している企業が増えています。フリーアドレスは固定の席を設けないことで注目をされておりますが、失敗例も存在します。フリーアドレスについて正しい知識を持ち、失敗事例から成功へのヒントを学べば、利点を大いに生かせるでしょう。ここではフリーアドレスとは何か、なぜフリーアドレスを導入したいのかなど、目的を明確化するヒントとしてください。
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フリーアドレスとは何か
フリーアドレス制とは、個人の固定席を設けず、社員自身が都合や気分に合わせて自由に席を決めて働くというもの。コロナの影響や働き方改革によって、オフィスに出社せずに、在宅勤務といったリモートワークの導入が進んでいます。基本的な業務は、パソコンやコミュニケーションを取るための通話やビデオ機能さえあればできる、現代社会ならではの制度といえるでしょう。そのため、個人専用の席を設ける必要がなくなり、フリーアドレスが注目されてきているのです。
フリーアドレス制は、社員間でコミュニケーションを取りやすくなる、他部署の人とも関わるようになって縦の壁がなくなるなどのメリットがあり、導入を検討している企業が増え始めています。
フリーアドレスの失敗例と対応策
フリーアドレス制は、注目されているからといってむやみに導入しても、本来のメリットを生かせず失敗することがあります。導入することで何を実現したいのかという目的を明確化することが大切です。ここでは、フリーアドレス導入後に起きた失敗例とそれらを発生させないための対応策をご紹介します。
自席で書類などを管理できなくなる
日によって席が異なるフリーアドレス制では、個人のデスクに書類をしまっておけません。そもそもデスクに引き出しを用意していない企業もあります。そのため移動の際に書類を紛失してしまったといった失敗事例があります。
この問題への対応策は、個人ロッカーを導入して書類を管理したり、ロッカーに収まるサイズのファイルケースを用意したりすることで、防ぐことができるでしょう。また、書類をデータ化してペーパーレス化を進めることも対策の一つです。書類を最小限にして管理しやすくすることで、紛失のリスクを回避する方法もあります。
席が足りなくなる
外出が多い社員が報告書を作成するために帰社してみたら、席が足りなくなっていたというケースがあります。席を増やすにしてもスペースがない場合は、業務のクラウド化やモバイル化を進めて、外出中の社員が帰社する回数を減らす対策をとるとよいでしょう。資料の確認・報告書の作成などは外出中に作成できるよう工夫するのがポイントです。
また、フリーアドレス制は在席率の低い企業でこそ、必要な分だけ席を用意して省スペース化を狙うというメリットを生かせます。そこで、フリーアドレスを導入している部署としていない部署があれば、垣根を取り払って社内全体をフリーアドレス制にすることも一つ。空いた席が多くなり、帰社した社員も席を確保しやすくなるでしょう。さらに、普段関わる機会が少ない他部門の社員ともコミュニケーションが取れるようになります。
電話や郵便物の取次が不便になる
フリーアドレス制では、どこに誰が座っているか分かりません。そのため電話や郵便物の取次が不便になってしまった、という失敗例があります。
この失敗例には、会社用の携帯電話を社員に支給して内線として使用する、郵便受けを目立つ場所に配置し、通りかかった社員がこまめに中をチェックして各自で持っていくなど、社内ルールを決めて対応しましょう。
同じメンバーが固まってしまう
仲の良い社員ができるのは良いことですが、毎日同じメンバーで座るようになってしまったというケースがあります。これでは「普段関わらない社員とコミュニケーションをとる」というフリーアドレス制の利点が生かせません。
この失敗例には、席を決める前にくじ引きやあみだくじを使い、強制的に毎日違う席に移動させるなどの社内ルールを設けて対応しましょう。また、フリーアドレスを取り入れた目的を社員に周知することで、社員が導入の意図を汲んで異なるメンバーや場所に座るようになると期待できます。
デッドスペースができてしまった
フリーアドレスの導入によって、空いたスペースができたが活用方法が分からないという失敗例もあります。この失敗例には、デッドスペースを社員間でコミュニケーションをとる場とする、社内カフェを設けて社員の休憩スペースにする、簡易ミーティングルームとして使う、マグネットスペースとして活用するなどの対応策が考えられます。
また、使われていない座席が生まれないように座席決定システムを導入して、デッドスペースをなくすこともできます。
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まとめ
フリーアドレスには、さまざまな失敗事例があります。流行っているからといってフリーアドレスを無理に取り入れても、自社の業種やワークスタイルによっては、失敗してしまうケースも。失敗事例を参考にしつつ、自社では何が問題になっているのかをきちんと把握することが大切です。問題を把握して、コミュニケーション活性化などのフリーアドレスが持つ、さまざまなメリットを活かしましょう。
