オフィスを持つ意義とは?出社の考え方は?
FM salonメンバーのリアルな意見交換会が行われました!

2022年5月17日に開催された、オフィスバンク主催のFM salon(ファシリティ担当の方に向けた会員制のサロン)。

前編では第1部のミクシィオフィスツアーの様子を紹介しました。今回は第2部のイベントレポートです。株式会社ミクシィ様のオフィスをお借りし、出社についての考え方や、オフィスの活用法、施策事例の共有等、総務担当が抱える課題について意見を交換しました。

他社のリアルな状況や、考え、具体的な施策とその結果などに触れ、自社が抱える課題へのヒントになったのではないでしょうか。(以下、敬称略)

FM salonの意見交換会って何をするの?激しい討論にならない?

今回のイベントにはFM salonメンバー15社から21名のファシリティ担当者にご参加いただきました。意見が出やすいよう、3グループに分かれてのスタートとなります。まずはグループ全員の顔を見て話ができるように、全員で机や椅子を移動させます。

ミクシィオフィスツアーの感想や、驚き、発見などを話題にしながら和やかにセッティングが完了。各グループにはオフィスバンクがファシリテーターとして参加しました。

何度かご参加されたことのある方もいますが、初めて参加された方もおり、やや緊張した面持ちで第2部がスタートしました。

意見交換会のテーマは?どんな意見があった?

今回のFM salonにご参加されたのはIT系の企業が多かったため、以下3つのテーマを用意しました。

ーエンジニアの出社について
ーオフィスを持つ意義
ーオンラインのコミュニケーションについて

各社の現在の状況や、「え?そんなことしてるの?」という未知の発見、同じような出社率でも受け取り方や認識が真逆だったり、似通った課題に直面していて共感する声があがったりと、どのグループも盛り上がっていました。

他社の状況や施策についての深堀や、同じような施策を行ったが結果が異なっていた、というような声もありました。

具体的に出てきたコンテンツについて、いくつか、かいつまんでご紹介していきます。まずはエンジニアの出社についてです。

100%出社している企業もあれば、会社にはまったく出社せず、在宅やシェアオフィス、レンタルオフィスなどのサードブレイスを複数活用しているという企業など様々です。

出社率については会社の考えや、組織風土、出社をすることへの意味や求める役割や機能にも左右されます。出社率の実態がどうかというところよりも、会社全体としての考え方や、組織の中でその考えがどの程度浸透しているのか、ファシリティ担当者としてどのように動いているのか、といった視点に参加された方の興味が向いていたようです。

面白い取組があったのでいくつか紹介したいと思います。

・社内イベントに合わせ、月に数回、会社からお弁当を支給
・オフィスを縮小しコストカット分をワーケーション費用に充当
・人がいなくても備品が借りれるようヘルプデスクカウンターを設置
(マウスやケーブルなどの備品を自動販売機で借りられる)
・新規採用者にオンラインオフィスツアーを実施
  など。

お弁当や食堂に工夫をしている企業が複数社いらっしゃいました。メニューが豪華な日は出社率が爆上がりしたとか。もし出社率を上げたいという企業があれば、ランチタイムにヒントがあるかもしれませんね!

次は少しディープな議題です。「オフィスを持つ意義とは?」

新型コロナウイルスの感染が拡大し、当たり前だった「オフィスで仕事をする」スタイルが大きく変化しました。コロナ前のオフィス、コロナ直後のオフィス、そして今。

変わり続けてきたオフィスの意義を、今どう考えているのか、お聞かせいただきました。

・仕事に対してスイッチを入れる機会、場
・信頼関係形成の場
・ブランディングにつなげていく場
・共造、熱、創造
・カルチャーやコミュニケーションを育てるところ
 など。

明確に自社のオフィスの意義を語れる担当者もいれば、明文化を進めている企業、まだまだ突き詰めていく必要があると語る方もいれば、社員にオフィスがどういうものかというのを打ち出せていないと思案中の方もいらっしゃいました。

オフィスは何のためにあるのか、誰のために存在しているのか、何を成し遂げる場なのかとそれぞれが熟考していることが分かるようなご意見が多数でした。

話題が尽きず、予定時間が押してしまい、最後の議題である「オンラインのコミュニケーション」にはあまり多くの時間を割くことができないチームもあり、少しだけご紹介します。

・仮想空間のGather(ギャザー)を活用
・社内ラジオを導入
・隔週でオンラインランチ会を開催

コミュニケーションそのものについての考えや課題感も様々で、オンライン、オフラインは関係ない、オンラインだからといって特別な事を取り入れるということはしない、という企業もありました。

多くの企業で、業務上のオンラインコミュニケーションに困りごとは少なく、ちょっとした雑談や質問、オンボーディングへの課題を感じているようでした。

FM salon参加後の感想。FM salonが目指すものとは。

最後に、ご参加いただいた方からの感想を一部抜粋いたします。

「管理部門での横のつながりを作れる貴重な機会です。」
「総務コミュニティを社内で構築するのは難しく、情報収集でき、助かっている。」
「いつも学びが多く、また多くのオフィス事例にふれられる機会があり感謝しています。」
「普段見ない気付きがあります。」

ご参加された方の満足度も高く、終了時には他の企業担当者との距離も縮まり、名刺交換などの交流も行われていました。

オフィスバンクでは、引き続きFM salonを通じて、サロンメンバー同士のナレッジ共有の場を提供することによって、少しでも担当者の地位向上に繋がるサポートができればと考えております。
FM salonでは、引き続きコンセプトに共感頂ける方や、高難易度のファシリティナレッジをお持ちの方をお招きしております。

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