CASE

営業担当の熱意、提案力、寄り添う姿勢が他社と違う。
大手物流企業がオフィスバンクを選んだワケ

大手ロジスティックス会社

国際輸送、国内輸送、海外同士の取引等も行う、陸・海・空複合一貫型のグローバルに活躍する大手総合ロジスティックス会社。世界各地、国内にも多くの拠点を構え、世界中の企業を相手に最適なサプライチェーンを実現しています。

事務所や倉庫など複数拠点を構える同社、西日本エリアでのそれぞれの移転のお話をお聞きしました。十人十色のオフィス移転。移転の経緯や課題解決の仕方も様々です。営業職から西日本エリア総務の責任者となったN様のご移転プロジェクトの進め方についての事例です。

拠点後ごとに用途の異なるオフィス、オフィスバンクの寄り添う姿勢、提案力・調整力を評価いただきました。

背景・課題

  • ・A拠点:事務所の大幅な増員。手狭な環境の改善と今の働き方に合う空間へ。
  • ・B拠点:倉庫兼事務所だったが倉庫をアウトソーシング。オフィスのみへと用途変更。
  • ・C拠点:人員の多いメインの拠点。増加する打合せに対応できない。

ポイント

  • ・A拠点:最新トレンドを取り入れ、出社したくなるオフィスへ。
  • ・B拠点:立地とアクセスの便利さを優先。粘り強い交渉で希望物件へ。
  • ・C拠点:アクセスもコストもスペースも現状維持。フルリノベーションを選択。

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部署異動により急遽総務関連全体の責任者に。マニュアルやノウハウのない移転プロジェクト

まずはN様の業務、移転プロジェクトとの関わりについてお聞かせください。

N様

私は営業出身です。国際輸送を長く担当していましたが、その後畑違いの総務関連の仕事で庶務や人事、財務などを行うことになりました。西日本エリアの担当で、事務所や倉庫など、拠点の管理などもしています。

移転に関してももちろん私の管轄になります。本社や他のエリアにも同じように総務関連を行う部隊はいますが、それぞれのエリアがそれぞれに進めていくので、マニュアルなどもなく、全て一から考えて動く必要があります。自分で調べたり、専門の業者に相談したり、ウェビナーなどにも積極的に参加して情報収集しましたね。

我々の会社は、総合物流会社です。物を動かすには、輸送だけではなく、保管する為の倉庫、ピッキング、デリバリー、もちろん集荷もあります。海外だけでなく国内もありますし、船、飛行機、トラック、、、あらゆるものを使います。

管轄下には複数の拠点があり、それぞれに使い方や目的が違います。事務所だけとして使っているものもあれば倉庫と併用して使うものなど様々です。

契約のタイミングも異なるので難しいですよね。場合によっては突然移転の話があがって、慌ただしく動いた事もあります。引越しが間に合わず荷物が山積みのままだったなんてこともありますよ。

確かにオフィスだけに比べると、更に複雑な感じがしますね。オフィスの移転に関しては畑違いの業務から具体的にどのように情報収集したのでしょう?

N様

歴史もあるし、拠点も多い、移転もこれまでも何度もやっている会社ですけど、マニュアルがないんですよね。もちろん拠点の使い方が違うので全部が全部同じとは言えませんが、「そちらはそちらで自由にやってね」と良く言えば采配を任せてもらえました。

社内で経験者に話を聞いたり、過去取引のあった業者さんに話を聞いたりしていましたが、コロナによって変わった部分が多かったので、最新の情報をもっていそうな、什器メーカーさんや、不動産会社さん、オフィスバンクの鬼束さん(当社営業担当)にも相談しました。

オンラインで話が聞けるウェビナーを色んな会社さんでやっていたので参加して勉強しましたよ。オフィスバンクのウェビナーもいくつか参加しました。そこで今の時代に沿うオフィスのイメージが具現化していきました。

コロナ前は事務所だった。大きく変わったオフィスの在り方

コロナの前後でオフィスの環境や社員の方々の働き方はどのように変わりましたか?またどんな課題が顕在化しましたか?

N様

コロナが流行するまでは本当に昔ながらの働き方でした。オフィスというより「事務所」という言葉がぴったりの、机がずらーっと並ぶあの古い感じです。zoomやTeamsなんてもちろんなく、電話が主流でしたね。とにかく電話があちこちで鳴っていて、みんなが電話で話しているような感じでした。

コロナのおかげでオンラインのツールを使うようになりました。そうすると、日本中、世界各国で仕事をしているものですから、それぞれが打合せを手軽にできるようになり、打合せが増えたんです。遠方にいるメンバーともすぐにやり取りができるので、コミュニケーションの機会自体は増えたと思います。結果として業務がスムーズに進むようになった部分もあるのではないでしょうか。

ただ、オフィスに関しては1on1や個別でzoomができる場所が足りなかったり、広い会議室で一人、リモート中の社員とオンライン打合せ、なんていうもったいない使い方も。業務の打ち合わせはオンラインで手軽にできるようになった分、顔を合わせてふとできる他愛もない会話が減ってしまいましたね。何気ない一言が大きなヒントになったり、滞っていたことが上手く進むきっかけにもなるので、そこはちょっと寂しいですね。

オフィスの移転やリノベーション、オフィスを変革しようと思われた背景もそのあたりにあるのでしょうか?

N様

そうですね。既に移転が完了していますが、A拠点は人員が増え続けていて、手狭感がありました。そろそろ移転の話があるかなとは思っていましたが、現場からの声で急に移転の話が具体的になったので結構キツキツなスケジュールで動きました。

とはいえ、今の働き方にあったオフィス、出社したくなるようなオフィスにしたい!という気持ちはあり、そこは妥協せずに進めました。荷物の整理など間に合わなかった部分も多少ありますが、社員には非常に高評価です。モチベーションも上がっているようでほっとしています。

B拠点は元々倉庫兼事務所だったところを、倉庫のみ切り離すことになったので移転することにしたのです。倉庫も兼ね備えていたので、営業拠点としてはあまりアクセスの便が良いところではなかったので。関係する社内の責任者クラスや拠点長を含め、要件定義や立地、広さや予算などの条件を決めました。B拠点は割と段取りを想定しながらスケジューリングできたのでおおむね余裕をもって動けましたね。

しかしながらコロナの影響でしょうか、電話回線の工事がかなり立て込んでいたようで、時間がかかってしまい退去する期日を伸ばしてもらったりもしました。

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N様

一番大規模なC拠点も、今の働き方に合わず移転を検討しました。鬼束さんからも20か所近く紹介してもらって内見にも行きましたが、不動産マーケットの状況や、現在の立地の良さを考えて、今のオフィスをフルリノベーションすることに決めました。リノベーション自体はこれからですが、このプロジェクトは中堅層の若手社員を集めて色んな意見が出るようにして進めました。自分だけの考えだと偏ってしまうと思っているので、実際にオフィスを使うメンバーが積極的に自分たちの目線でアイディアを出していくというのはいいですね。これまでは拠点長など上層部で決めることが多かったんですが、進め方を変えてみました。

これから他の拠点も変えていこうと思っていますよ。

熱意が違ったオフィスバンク。最後は人と人の付き合い

オフィスバンクを選んでいただいた理由と、オフィスバンクのサービスについてご感想をお願いします。

N様

正直、どの仲介会社さんに頼んでも出てくる物件はあまり大差がないと思っています。多少条件が違っていたりするので、そのあたりが判断基準かなと思っていました。実際に複数の業者にお声がけしています。

その中でオフィスバンク、というより鬼束さんの熱意が素晴らしかったですね。提案力、われわれに寄り添ってくれるところ、調整能力もありました。
こちらが求める条件の物件を他社からは難しい、無理だといわれていましたが、粘り強く交渉、調整をしてくれました。しんどいところもあったでしょうが嫌な顔一つせず、ネガティブな事をポジティブな言い方に変えて伝えてくれる。そんなところが信頼につながりました。

会社対会社の付き合いですが、最終は人と人なのかなと思っています。

N様

実は我々の会社も同業者の中では人がいいと言われているんです。ちょっと泥臭いところもあるけど、人を、お客さんを大切にしているという姿勢は似ていますよね。お客さんの無理を「無理です。できません。」ではなく「はい、やってみます!」と。結果はどうあれ、お客さんに喜んでもらえるような言い方、表現の仕方一つでもそんな違いはでますよね。

最後に。

営業職から総務という経験のない分野に関わることになったN様。模索しながらも最新の情報を積極的に収集に行き、要件定義を自社で固め移転のプロジェクトを進めていらっしゃいました。コロナにより大きく常識が変化しましたが、変化にも柔軟に、積極的に対応する姿勢は新しいオフィスに新たな価値を吹き込む追い風となったことでしょう。

総合物流という、オフィスだけではない拠点の活用についても、複合的な目線でロジカルに考える一方、人とのつながりや雑談から生まれるコミュニケーションの重要性も大切にされ、社員を巻き込みオフィスを作り上げています。

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