都心から閑静な住宅街へ。 社員の健康を第一に考える、 ココネならではの移転理由とオフィス活用とは

大きな理由の一つは、社内に本格的な厨房をつくりたいという思いからでした。当社には社員食堂があるのですが、それは単に福利厚生のためではありません。

というのも、以前から当社では社員の健康を非常に重要視しており、心身ともに健康だからこそ、良いパフォーマンスや潜在的な能力が発揮できると考え、とてもこだわりを持っているんです。

ただ、都心の高層ビルでは、本格的な厨房をつくることはなかなか難しい。そこで、社内にガスを引き、真心のこもったできたての料理がいつでも食べられるという環境を実現できる物件はないかと探し、こちらに巡りあいました。

オフィスビルは火が使えない物件が多いため、そこをクリアできるという条件で探したんですよね。最終的には自由度の高さからこちらに決めました。

もともと厨房やカフェテリア、運動設備を社内に持ちたいという思いがあり、一部は以前のオフィスでも実現していたのですが、本格的に取り組もうとすると、都心の高層オフィスではなかなか融通の利く物件がありませんでした。少々都心から離れた場所であっても、広い空間をまるまる自社で使い、心地の良い場をつくりたいという思いがあったんです。

全社員を対象にアンケートを行い、課題や要望を集めました。それによって、集中ブースや人が集まって話せるバーコーナー、シエスタスペースなどを設けました。進捗は社員に随時オープンにして、対応中、対応完了、検討中といったことが分かるようにしていましたね。

アンケートはデジタルで実施したのですが、当時のカフェテリアに大きな紙を貼り出して、欲しいものを自由に書き込んでもらうといったことも行いました。

個人でアンケートに答えるだけであれば移転に参加しているという肌感が持ちにくいと思うのですが、リアルに書き込める場を設けると、それを見ながら議論が始まるので、みんなでつくっている感覚が持てるかなと考えたんです。

ここはもともと商業施設だったので、ガスや水道のラインを引き直すなど、大きく改装しました。トイレも少なく、3階にお客様用と事務室に従業員用があるだけだったので、トイレも移転前のオフィスの倍以上の数に増設しましたね。

窓も少ないつくりだったので、増やしました。ただ、周囲は一般の住宅街なので、通常のオフィスとは違った配慮が必要で、数回にわたって町内会の方々に向けた説明会を開くといったことも行いましたね。

前に入居していた商業施設でも、不特定多数の人が出入りするということで町内会への説明が行われていたので、おつなぎいただいて開催しました。

説明会では、まずご挨拶をさせていただき、会社の説明や、どのようなオフィスにする予定なのかをお話しました。その中で、「窓をつくるけれど、きちんと丸見えにならないようにします」といったこともお話して、ご理解いただけるよう努めました。

最初は事業内容についてもなかなか理解が得られませんでしたし、若い社員が多いので騒々しいのではと懸念されることもあり、多少苦労しました。

でも、コミュニケーションを数回重ねるうちに、お話したことをきちんと守ろうとしていることや、地元と共生したオフィス運用をしようとしていることが徐々に伝わったのか、認めてもらえるようになりました。今では地区会長さんとも懇意にしており、工事の挨拶回りにはいつも付いてきて、支えてくださっています。

移転することは決定事項という前提でしたが、先行きは不透明だったため、当初予定していた通りの企画で進行することには躊躇する場面もありました。当時は出社しているメンバーも限られており、顔を合わせれば「今後どのように進めていこうか」という話をしていましたね。

移転自体も本当にできるのかという不安がありました。結果的には、業者に社員各人の荷物を梱包してもらえるよう依頼し、お任せする形でなんとか移転ができたという感じです。

新オフィスでの業務は4月20日からスタートしたのですが、最初はリモートの全社総会でオフィスツアーをしましたね。社員からは「早く行きたい」というコメントもあり、楽しみにしてもらっていたようでした。

もちろん、通勤ルートが遠くなる、不便だという声も多々ありましたので、一部の社員には引越支援も行いました。これまでに対象者の15％にあたる30人以上が利用し、4キロ圏内に住んでいます。徒歩や自転車で通勤している人も多いですね。

物理的なセキュリティの担保ですね。たとえば、サブエントランスはちょっとおしゃれなバーカウンターのようなデザインになっているのですが、移転当時、親子が間違えて入ってきてくつろいでいたということがありました。その程度ならいいのですが、中にはふざけて入ってくる人がいるかもしれないですし、対策が必要だと考えました。

警備員を雇うことも検討しましたが、コストもかかるし、真夏も真冬も立ってもらわなければならない。結果的には、備え付けのシャッターを常閉し、必要なときにだけ開けるという運用でセキュリティを担保しています。

ほかには、受付をスムーズにできるシステムも導入しました。お客様にエントランスでQRコードをかざしていただくと、待合スペースに入室できると同時にSlackで担当者にメンションが飛び、お客様の到着を知らせるようになっています。

もともと無人受付ではあったのですが、これまでは社員全員がワンフロアに居たため、来客の知らせを受けた人がすぐに声を掛けることができました。でも移転後はフロアが分かれたため、そうもいかなくなると考えたんです。

11時と16時に1回ずつ清掃の時間を設け、その際にみんなでデスク周りを消毒するようにしています。また、同じタイミングでエントランスに10分だけ人を立てて扉をすべて開放し、空気の入れ替えを行っています。

ランチタイムも1時間から2時間に広げ、その間であれば自由に取れるようにして、密にならないように工夫しています。

社員食堂は種類豊富なサラダバーが名物の一つなのですが、しばらくは個別に盛ったものを取ってもらうようにしていました。今は全員分のトングを用意することで、サラダバーを復活させ、そこではマスク着用、会話厳禁としています。対策一辺倒ではなく、食の楽しみともバランスを取り始めた感じですね。

大きな問題はなく、比較的スムーズでした。会社からは、リモート手当として全社員に月1万円を支給したり、使い慣れたPCが必要な人には自宅に配送したりといった支援を行いました。

また、これは社員の健康を重視する当社ならではかもしれませんが、ストレッチのプログラムを用意して好きな時間帯にオンラインで受けられるようにしたり、社員食堂で提供している食事を冷凍して希望者の自宅に送ったりといった取り組みも行いました。シェフも事前にそれを想定してくれていたのでアクションが早く、発案された翌週には実現していましたね。

だいたい50～60％程度ですね。出社とリモートを併用しています。

当社はアウトプットだけでなく、そこにたどり着くまでにどのようなチームワークを発揮した、利他的に行動して同僚をサポートするといったプロセスも大切に評価してきたのですが、そこが見えにくくなってしまったことです。

そのため、オンラインの個別面談やミーティングを意図的に増やしました。集中ブースは、当初は一人で業務に集中するためにつくられたものですが、今は専らオンラインミーティングに使われています。

オフィスの使い方は変化し、自宅では業務に集中して、会社はむしろコミュニケーションやチームワークを行う場所になりました。全社ミーティングもオンラインで行っていますが、みんながチャットで発言できるようになり、司会者が社員の疑問や声を拾って共有するなど、インタラクティブになるという変化がありましたね。

基本的には今と同じように出社とリモートの併用になるでしょうね。職種やプロジェクトの状況に合わせてメリハリをつけ、たとえばデザイナーならデザインコンセプトが決まったあとは自宅で集中する、新規プロジェクトであれば毎日出社してアイデアを出し合いながらモノづくりをしていくといった形になるのではないでしょうか。

今は、出社する意味やオフィスがどういう環境であるべきかといったことも踏まえて、働き方やオフィスの機能やデザインを見直しているところです。

今後は、新規プロジェクト用のスペースをいくつか設け、プロジェクトの成長や発展を後押しできるようにしたいと考えています。

コロナ禍だからこそオフィスに積極投資をして、次の成長につなげていきたいですね。

もともとのオフィスのコンセプトは、「暮らすように働く」。そこに行けば食や運動、カジュアルなものも含めたコミュニケーションなど、日常の生活そのものが詰まっている空間にしたいと考えていて、決して仕事のためだけに出社する場所ではないと考えています。仰々しい言葉で言えば、働きがいよりも生きがいが感じられる空間にすることが理想ですね。